电子邮件证据在民商事诉讼中的应用,什么是电子邮件地址怎么填写

文章来源:北京市隆安律师事务所上海分所 路敬宇律师

在一起商事纠纷案件中,原告根据合同约定向被告提供咨询服务,双方之间的业务沟通以及成果文件的提交,多是通过电子邮件形式进行。原告在起诉时为了证明其已按照约定履行了咨询服务且已向被告提交了成果文件,便将双方之间的电子邮件作为证据提交。

由于电子邮件属于电子信息没有实物载体,且均保存在发件人/收件人的电子邮箱或相应服务器中,提交原件存在一定困难。在制作证据文件的时候,原告在连接互联网络的情形下,登陆发件人/收件人的电子邮箱,将邮件下载并保存在本地形成一份.eml格式文件,再使用Outlook打开保存在本地的.eml格式文件,并以备忘录样式将邮件内容打印或保存为PDF格式文件,最后再将打印出来的纸质材料整理形成证据提交法院。

庭审质证时,被告对电子邮件的质证意见是,虽然庭前原被告曾针对电子邮件核验了原件,但在连接互联网之后查看到的电子邮件与以备忘录样式下载并打印的电子邮件,形式上并不一致,如无法查看邮件附件等。

民商诉讼活动中,当事人提交的电子邮件怎样才能符合法律规定的证据形式并且得到法庭的认可。本文将从以下几个方面进行详细阐述。

一、电子邮件证据

什么是电子邮件。根据中国大百科全书的解释,电子邮件是指网络用户之间传递个体消息的一种通信服务。是一种用电子手段提供信息交换的通信方式,在互联网上被广泛应用。

什么是电子邮件证据。民事诉讼活动中所称的电子邮件证据,属于民事诉讼法第六十六条规定的电子数据证据类型的一种,是指通过电子邮件形成或者存储在电子介质中的信息。

二、民商事诉讼活动中电子邮件证据认定难点。

(一)证据原件的认定

根据相关法律规定,当事人以电子数据作为证据的,应当提供原件。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本,或者直接来源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质,视为电子数据的原件。

通过上述规定可以看出,民事诉讼活动中,对于当事人一方提交的电子邮件证据的认定,首先考虑的是电子邮件原件,但同时也规定了可以将电子邮件证据“视为”原件的若干情形。比如与电子邮件原件一致的副本、直接来源于电子数据的打印件、或者其他可以显示、识别的输出介质。

而本案中,原告提交的电子邮件证据即属于直接来源于电子数据的打印件,且打印件上显示的内容与经双方庭前查看的邮件原件内容一致。至于被告所称的无法查看邮件附件问题,是因为以备忘录形式下载打印的电子邮件,其邮件附件仅以标题的形式出现,而在原告提交的证据材料中,不仅提交了邮件正文,还将邮件附件下载后打印提交,因此也就不存在无法查看邮件附件的情形。也即,原告提交的电子邮件证据,符合相关法律规定的电子邮件证据的形式要件。

(二)电子邮件证据在民事诉讼活动中的证明力

尽管在举证过程中原告提交了符合形式要件的电子邮件证据,但对于法官来说,如何对电子邮件证据进行进一步的判断,还有很多问题需要考虑。

1、电子邮箱的实际控制人

知道电子邮箱账号和密码,就可以登陆电子邮箱并对电子邮件进行操作处理,首先要证明电子邮件的相关各方当事人主体身份,是否是案件当事人或当事人的工作人员。一般使用企业电子邮箱能够比较直观展现各方当事人的身份,如果是腾讯、网易等第三方电子邮箱账户,账户名称可能仅为一串数字或由当事人自行设置,除非在电子邮件的尾部备注了发件人的相关信息,或有其他证据如在合同中明确约定双方沟通窗口使用的电子邮箱账号,否则很难证明电子邮件当事人的主体身份。其次,在部分案例中,还存在一方自称电子邮箱被黑客攻击,发送电子邮件时邮箱并不受本人控制的情形。如果一方提出上述主张,则应对此承担相应的举证责任,提供其账户被黑客攻击失去控制的证据材料,否则该种说法很难得到支持。

2、自费或免费电子邮箱的可靠性问题

企业为了节省成本,可能会使用腾讯、网易等第三方提供的免费电子邮箱,也有部分企业会自费搭建服务器或采购第三方提供的付费电子邮箱。在本案中,原告使用的电子邮箱即为自行搭建服务器生成的企业邮箱。在本案中,被告也提出,原告使用的是自己付费采购的电子邮箱,与第三方提供的免费电子邮箱相比,其服务器更容易受原告控制,数据被篡改的可能性更高。

通常的理解的确如此,诸如腾讯、网易等第三方提供的免费电子邮箱,由于服务器并不受电子邮箱账户使用人的控制,因此被篡改的可能性更小。

如在(2021)沪73民终638号案件中,法院认为C公司虽对D公司提交的电子邮件的真实性不予认可,诚然部分电子邮件来自于网易服务器,但该服务器系由第三方控制之服务器,在C公司不能提交证据证明上述邮件存在篡改、伪造、变造的情况下,一审法院对上述证据予以采信并无不当。

在(2016)沪01民终13506号案件中,A公司表示公证的电子邮件来源于OUTLOOK,并非来源于邮箱服务器。OUTLOOK中的内容留存在硬盘中,存在修改的可能性。另外,B公司公证的电子邮件为2016年4月19日的转发邮件,转发邮件是可以再编辑的。双方之间的业务变更事实上是以双方公司盖章的业务变更协议予以确认,而非电子邮件。

法院认为,该案中,对B公司提交的电子邮件公证书的认定是处理本案的关键所在。该公证书符合证据形式要件,公证的邮件系从OUTLOOK上直接下载的,并非A公司所称的转发邮件。因OUTLOOK作为常规的、广泛使用的邮件传输和保存的软件,在接收、发送邮件的过程中具有稳定性,不会产生对电子邮件内容的修改。B公司提供了公证的电子邮件,已经初步完成了举证责任,A公司主张电子邮件存在修改则发生举证责任转移,负有提出鉴定申请的义务。现A公司拒绝申请,一审法院对该组电子邮件予以确认。

但也有法院认为,一般而言,从网络服务商处购买的电子邮箱会比免费注册的电子邮箱更加可靠。

如在(2019)沪0109民初10466号案件中,法院认为当事人通过电子邮件方式联络洽谈航空货物运输代理业务时,张某某使用的邮箱域名为h****d@263.net,该邮箱并非企业专用注册邮箱,而是面向一般公众人群的网易免费邮箱,邮箱签名档及落款处的内容为邮箱使用者自由编辑,故张红艳并不具有五矿公司员工的身份表象。

3、被转发的电子邮件是否可以被认定为证据原件

被转发的电子邮件包括两种形式,一种是作为转发邮件的附件被转发,一种是直接作为转发邮件的正文进行转发。

作为附件被转发的电子邮件,其本质仍属于原始电子邮件的副本,电子邮件的正文及其附件都可得到保存,对其进行加工或篡改的可能性较小,因此在以作为附件被转发的电子邮件,在一般情况下应具备证据原件的效力。

而作为正文被转发的电子邮件,由于其内容在邮件撰写界面可以再次修改加工,电子邮件的附件、发送时间、主题及发件人等均可进行删除增加,因此一般其证据效力较低。但如果与其他证据能够形成完整的证据链条,且邮件内容、沟通时间、收发件人等能够相互印证,则也可被法院认定为证据原件。

如在(2021)苏02民终3145号案件中,法院认为该案中,顺达公司为证明因索荣公司原因导致未能按计划完成安装调试,提供了由查某经手、转发的电子邮件并申请查某出庭作证,博耳公司对电子邮件及查某的陈述均有异议,但是,根据1号合同的约定,查某为博耳公司及索荣公司派遣的驻案涉项目地的项目经理,因此查某应清楚案涉工程的进展情况。即使查某与索荣公司存在劳动争议纠纷,也不能据此就否定查某陈述的真实性。从电子邮件本身看,虽然系转发邮件,但转发的路径清晰,能反映原有联系人之间的交流沟通情况,博耳公司虽然否认上述邮件的真实性,但索荣公司称无法核实电子邮件的真实性,基于博耳公司系代索荣公司主张权利,博耳公司应对此承担举证不能的后果。因此,从证据优势角度分析,本院认定案涉电子邮件的真实性。

四、在调查收集电子邮件证据时应当注意哪些问题

不同于常规类型的书证、物证等形式的证据其原件一经形成便已固定,而电子数据类型的证据,受到电子信息技术等的影响,具有可篡改性。因此在调查收集电子邮件证据时,可以首先考虑通过公证的形式将电子邮件证据进行固定。在进行公证时,公证机构将从登陆电子邮箱账户开始对电子邮件证据的来源、载体、呈现形式、邮件正文及附件等内容逐步取证固定。如无法进行公证,则当事人也可以通过诸如全程录屏等形式提取和固定电子邮件证据,或在开庭时当庭打开相关邮件进行现场演示。

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